ความหมายของระบบข้อมูลสารสนเทศ คำว่า “ข้อมูล” และ “สารสนเทศ” มีความหมายแตกต่างกัน แต่มีความสัมพันธ์กันมากกล่าวคือ
ข้อมูล (Data) หมายถึง ตัวเลข ภาษา หรือสัญลักษณ์ ที่ใช้แทนคน สิ่งของและความคิด ซึ่งเป็นข้อเท็จจริงที่เก็บรวบรวมไว้โดยไม่ผ่านการประเมิน การวิเคราะห์ ไม่สามารถนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจได้ทันที เช่น ชื่อ ที่อยู่ จำนวน ปริมาณ เป็นต้น
สารสนเทศ (Information) บางแห่งก็เรียกข้อสนเทศหรือสารนิเทศ หมายถึง การนำข้อมูลต่าง ๆ มาจัดกระทำ วิเคราะห์ หรือ ประมวล เพื่อให้มีความหมายหรือมีคุณค่าในการตัดสินใจ เช่น ผลจากการประเมินนักเรียน ผลจากการประเมินโรงเรียน เป็นต้น
ตัวอย่าง
เรามีข้อมูลจำนวนนักเรียน จำนวนครูในโรงเรียน เมื่อนำมาจัดกระทำให้อยู่ในรูปของสารสนเทศเราอาจจะได้จำนวนนักเรียน จำแนกตามเพศ ชั้น หรืออัตราส่วนครูต่อนักเรียน ฯลฯ
จากความหมายดังกล่าว โรงเรียนทุกโรงเรียนจึงต้องมีทั้งข้อมูลและสารสนเทศ ความสัมพันธ์นี้จะเห็นชัดในแผนภูมิต่อไปนี้
ฉะนั้น ระบบข้อมูลและสารสนเทศก็คือระบบการเก็บและการจัดกระทำกับข้อมูลเพื่อให้ ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุด ในความหมายนี้จะเห็นว่าทุกโรงเรียนจำเป็นต้องมีระบบข้อมูลและสารสนเทศเพื่อประกอบการบริหารและการดำเนินงานด้านต่าง ๆ ภายในโรงเรียน
ประโยชน์ของข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษา
ข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษานั้น เป็นเครื่องมือสำคัญในการตัดสินใจ การแก้ปัญหา อย่างมีหลักและเหตุผลของผู้บริหาร และบุคลากรทางการศึกษาทุกระดับ ดังนี้
1. สำหรับผู้บริหารระดับสูง ข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษาเป็นหัวใจสำคัญต่อการกำหนดนโยบาย การบริหารและวางแผนพัฒนาการศึกษา ตลอดจนการควบคุมติดตามและประเมินผลของแผนงานและโครงการต่าง ๆ ที่ได้จัดทำไปแล้ว
2. ผู้บริหารระดับกลางและระดับปฏิบัติจะใช้ประโยชน์จากข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษาในการควบคุมการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลตรงตามแผนหรือเป้าหมาย
3. ผู้บริหารระดับห้องเรียน (ครู) จะใช้ประโยชน์จากข้อมูลและสารสนเทศในการพัฒนาการเรียนการสอนในทุก ๆ ทาง เป็นการควบคุมการปฏิบัติงานในห้องเรียนให้มีประสิทธิภาพ
4. สำหรับบุคคลทั่ว ๆ ไป เช่น นักวิจัย นักวิชาการ หรือนักการศึกษา จะมีประโยชน์เกี่ยวกับการทำงานทางวิชาการ ช่วยในการกการตัดสินใจที่มีเหตุผล หรือเพื่อแสวงหาความรู้ ทฤษฎีใหม่ ๆ เพื่อประโยชน์ต่อการพัฒนาการศึกษา
3. คุณสมบัติของข้อมูลและสารสนเทศที่ดี ข้อมูลและสารสนเทศสำหรับใช้ประกอบการดำเนินงานต่าง ๆ ควรจะมีคุณสมบัติสำคัญอย่างน้อย 3 ประการ ดังนี้
1. มีความเป็นปัจจุบัน คือต้องทันต่อการใช้ประโยชน์ ไม่ช้าจนไม่สามารถใช้บอกสถานการณ์ หรือแนวโน้มของการเกิดเหตุการณ์ใด ๆ ได้ และไม่ช้าจนนำมาเป็นแนวทางวางแผนปรับปรุงงานไม่ได้ ควรจะมีการเก็บข้อมูลอย่างสม่ำเสมอตามความเหมาะสม
2. ตรงต่อความต้องการ ข้อมูลและสารสนเทศชุดหนึ่งอาจมีคุณค่าต่อการใช้งานหนึ่งแต่ไม่ตรงต่อความต้องการของอีกงานหนึ่ง ก็ไม่ควรจะนำมาใช้ในงานนั้นต่อไป
3. มีความถูกต้อง เป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะหากข้อมูลและสารสนเทศมีความเป็นปัจจุบันและตรงต่อความต้องการ หากขาดความถูกต้องแล้ว การนำไปใช้ประโยชน์ก็อาจจะกลายเป็นโทษ เพราะทำให้มีการตัดสินในที่ผิดพลาด ฉะนั้นในการเก็บข้อมูลเบื้องต้นตลอดจนการประมวลผลจึงควรตระหนักและให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ให้มาก
คำถาม
1.สารสนเทศ หมายถึงอะไร
2.จงยกตัวอย่างประโยชน์ของข้อมูลสารสนเทศมา 3 ข้อ